オフィスでの必需品の1つに、コピー機があります。ペーパーレス化のためのさまざまなツールが出ていますが、紙ベースでの利用は当分続きそうです。ただし、会議などの活用ではデジタルベース化が進んでおり、徐々にではありますが、デバイスデバイスを使った活用が始まっています。そこで、コピー機の選択に関しては、これまで以上にリース物件が重要になります。それは、一方でコスト削減に活用できるとともに、デジタルデバイスでの活用の補助的役割を担わせるための準備機器としては、リース物件ほど適したものはないからです。

では、コピー機をリースにした場合の具体的なメリットとは何でしょうか。上記でも触れたように、まずコスト削減に有用です。同じ機種を購入した場合と、リースにした場合とでは、コスト的にみると、後者の方が圧倒的に安い。また、購入した場合には、メンテナンスなどに別途費用がかかってしまいますが、リース物件の場合には、料金の中にメンテナンス料が含まれています。さらに、最近の複合機には、故障原因となる機器の状態をいちはやく検知して、これを業者側に知らせる機能が備わっているものもでてきています。

また、リース物件の場合には、消耗品の取替えを随時行ってくれます。素人では分かりにくい消耗品類の消耗の程度を的確に判断してくれるのです。また、紙の利用にあたっては1枚ごとにカウントされ、それは内部設置されたカウンターに表示されるようになっています。白黒インクで出す場合とカラー印刷では単価が異なっています。ただし、現在は、カラー印刷の単価がかなり安くなっているので、枚数によっては外注で行うよりも安く、便利に使えます。

コピー機は、どこのオフィスでも使われています。業務用コピー機の価格はさまざまですが、高いものになると何百万円もします。安いものでも新品だと何十万円かはかかります。そのためリースを利用する会社も多いようです。その仕組みは、リース会社がコピー機をメーカーから購入し、それを顧客に一定期間有料で貸し出します。期間が終了すると、再度契約を行うことで継続することができます。期間はリース会社ごとに設定が異なります。

リースのメリットはいくつかあります。コピー機を購入する場合、初期費用が高くなりますが、リースなら月々の支払い額は数千円から数万円程度で負担が少なくなります。また、リースならば機種が古くなった時に最新の機種に変更するのも簡単です。購入品では、処分費用もかかるため買い替えには再び多額の費用が必要になります。そして、メンテナンスが楽だという点があります。万一動かなくなっても、リース会社に連絡すれば対応してもらえます。

リース料金は機種によっても異なります。モノクロ印刷かカラーか、対応できるコピー用紙のサイズ、通信機能などその他の機能の有無なども料金に関わります。希望の機種やメーカーがある場合にはそれを伝えればその機種をリースしてくれます。自分の会社にどれがあっているのかわからない場合は相談すると良いでしょう。年間の印刷枚数や使用している機能などから適している機種を提案してくれます。契約する時には、多くの会社で与信審査があります。

家庭で使用するプリンターと違い、使用人数の多いオフィスでのコピー機、複合機は早いスピードで枚数をこなすものが必要になってくるかと思います。印刷枚数が増える分、インクカートリッジや紙のコストもばかになりません。一枚あたりが安ければ安いほど、年間を通して換算すると非常に大きなコストの削減につながります。このようなことを踏まえて、コピー機の導入を考える際、中古やもちろん新品で購入を検討いてもよいのですが、リースという考え方もあります。


数多くのコピー機複合機の会社が肩を並べていますが、リースをした場合と購入した場合、どちらが特になるか合わせて検討する方が得策でしょう。会社の規模やコピー機を使う頻度も、業種によってまちまちだと思いますので、月に何枚くらい印刷するのか、だいたいでよいので把握しておくことも必要です。また、最近は比較のサイトも数多く出ているので、やみくもに数社に見積もりを依頼して、営業に時間を取られてしまうくらいであれば、自分で調べるという方法もあります。


また、購入にしてもリースにしても、導入後のメンテナンスや故障時の対応などの保障がしっかりしている会社を選ぶことも重要です。例えばインクが切れたとき。ほとんどの場合、インクが切れる前にインクストック確認とメンテナンスを定期的にやってもらえると思いますが、業者の中には例外の会社もあるので注意したいポイントです。ほとんどのオフィスの場合、コピー機がないと仕事にならない場合がほとんどかと思いますので、連絡をしたその日に、できればすぐさま駆けつけてくれるくらいの手厚い保障契約をしてもらえる業者がベストです。